Pour remplir un rapport d’inspection, vous devez d’abord créer et configurer un formulaire d’inspection. Pour ce faire, rendez-vous dans le portail Manager sous l’icône « Support et Entretien », puis dans l’onglet « Catégorie ». Cliquez sur le signe « + » en bas à droite pour commencer à créer le formulaire. Remplissez les informations et créez un groupe de problèmes nommé « Rapports d’inspection ».
Remarque : assurez-vous que l’option « Autoriser le client » soit sélectionnée sur « Non ».
Sous cette même icône, accédez ensuite à l’onglet « Demandes clients ». Cliquez sur le signe « + » en bas à droite et saisissez les informations pour les différents types de rapports d’inspection que vous souhaitez créer.
Remarque : assurez-vous que l’option « Autoriser le client » soit sélectionnée sur « Non ».
Toujours sous cette même icône, allez dans l’onglet « Inspections » et cliquez sur le signe « + ». Remplissez les informations pour le formulaire d’inspection.
Une fois cette étape complétée, vous aurez un aperçu du formulaire créé. Vous pouvez maintenant ajouter des éléments/questions à votre rapport.
Sélectionnez l’onglet « Appliquer les Couleurs » puis cliquez sur « Ajouter un nouveau ».
Pour chaque élément ajouté, vous devrez saisir le nom, la description, le groupe, l’emplacement et le type. Le champ « Type » déterminera la forme de la question (ex. : texte, notes, photos, questions Oui/Non).
Une fois les informations saisies, votre formulaire d’inspection sera créé.
Après avoir créé le formulaire, vous pouvez désormais générer et remplir un rapport d’inspection dans le portail Staff Hub sous l’icône « Gestion de l’immeuble », puis dans l’onglet « Rapports d’inspection ».
Remarque : lors de la création du formulaire d’inspection, un « ID de demande » doit être saisi. Il suffit d’entrer le type de « Demande client » lié à ce formulaire pour qu’il soit associé.
Si vous avez sélectionné un intervalle de temps lors de la création du formulaire, les rapports d’inspection seront automatiquement générés à ces intervalles.